Manuel d'exploitation - Considérations légales ?
Numéro 18 - 1 juillet 2009
FRANCHISAGE
Manuel d'exploitation - Considérations légales?
1. Introduction
D'après mon expérience, quand un franchiseur prépare un Manuel d'exploitation, il ne le fait pas révisé et complété par son avocat, même s'il en a un à son emploi.
Il est important pour un franchiseur de fournir à ses franchisés un Manuel d'exploitation bien préparé et le plus complet possible. Le contenu du Manuel d’exploitation contient l'information pratique pour assister un franchisé dans l'exploitation quotidienne d'une franchise selon les standards, normes, procédures et directives d'un franchiseur.
Qu’un franchiseur désire vendre une franchise ou son réseau de franchisage, le Manuel d'exploitation représente une partie de la valeur de l'achalandage de l’entreprise du franchiseur, comme la convention de franchises et les autres conventions. Un Manuel d'exploitation mieux préparé et plus complet représente aussi une plus grande valeur pour un franchisé et/ou un acheteur éventuel.
Le contenu d’un Manuel d’exploitation peut aussi déterminer si un franchisé potentiel va acheter une franchise et/ou quelle franchise il va acheter ainsi que comment le franchisé est disposé à payer pour acheter une franchise.
De plus, un Manuel d'exploitation bien préparé et complet peut épargner du temps et de l'argent à un franchiseur. Par exemple, le fait qu'un Manuel d'exploitation soit complet peut, en partie, déterminer le temps et l'argent qu'un franchiseur va dépenser sur la formation initiale et continue d'un franchisé et, ultimement, la satisfaction du franchisé à l'égard de l'achat de la franchise. Il peut aussi déterminer le succès d’un franchisé dans l'exploitation d’une franchise.
Un Manuel d'exploitation type contient habituellement l'historique de la franchise, des définitions, des plans généraux pour un emplacement, du matériel et des échantillons de publicité, l'équipement requis, les règles en matière d'améliorations locatives, une description des décorations et autres accessoires, des méthodes de recrutement et de sélection de personnel, une description des tâches des employés, les prérequis en matière d'enseigne, etc.
Cet article propose aux franchiseurs l’ajout de matériel légal dans leur Manuel d'exploitation. Cet exercice ne signifie pas l'ajout de lois complètes dans le Manuel d'exploitation, mais seulement certains extraits pertinents de lois applicables à l’industrie et aux activités d’un franchiseur.
2. Matériel légal
Étant donné que nous avons une Constitution au Canada, les gouvernements fédéral, provincial et municipal ont le pouvoir d'adopter des lois. En conséquence, certaines lois fédérales, provinciales et municipales peuvent s'appliquer à l’industrie et aux activités d’un franchiseur.
Veuillez trouver ci-après une liste non exhaustive de certaines lois qui contiennent des extraits pertinents qui pourraient être ajoutés à un Manuel d'exploitation.
Législation fédérale
Les lois fédérales pourraient inclure la Loi sur la concurrence (représentations mensongères pratiques de marketing trompeuses, fixation de prix, etc.), le Code criminel, la Loi sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation, le Règlement sur l'étiquetage et l'annonce des textiles, la Loi sur les poids et mesures, la Loi sur le droit d'auteur, la Loi sur les marques de commerce, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et le Code canadien du travail.
Législation provinciale
Dans la province du Québec, il y a la Loi sur la protection des consommateurs, la Loi sur la Publicité le long des routes, la Charte de la langue française et la Loi sur les heurs et jours d'admission dans les établissements commerciaux.
Dans la province de l'Ontario, il y a la Loi sur la protection des consommateurs, la Loi sur les Pratique de commerce, la Loi sur la qualité de l'environnement et la Loi sur les jours fériés dans le commerce au détail.
Dans la province de la Colombie-Britannique, il y a la Loi sur la protection des consommateurs, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, la Loi sur les Pratiques de commerce et la Loi sur les règlements des congés de magasins.
3. Pourquoi ajouter des extraits de lois dans un Manuel d'exploitation?
La réponse va dépendre de nombreux facteurs: l'industrie dans laquelle oeuvre le franchiseur, ses activités, sa philosophie, la latitude qu'il donne à ses franchisés afin d’exploiter leurs commerces, la sophistication du concept du franchiseur et/ou des franchisés, ses politiques et pratiques internes et externes, etc.
L'exercice d'ajouter du matériel légal dans un Manuel d'exploitation le rend plus complet, augmente la valeur de l'achalandage d'une franchise et de l'entreprise du franchiseur et permet au franchiseur d'épargner du temps et de l'argent dans le cadre de l'exploitation de son réseau.
Par exemple, si les franchisés d'un réseau ont le droit de faire de la publicité locale, le franchiseur voudra s’assurer qu'ils connaissent les règles en matière de publicité. Si des franchisés emballent et étiquettent des produits (i.e. des produits de marques privées), le franchiseur voudra aussi s’assurer qu'ils savent le faire correctement afin d'éviter des plaintes des consommateurs et/ou des pénalités des autorités provinciales/fédérales.
Des erreurs en publicité (i.e. la publicité fausse et/ou mensongère) sont parfois rapportées dans les médias locaux et provinciaux. Un franchisé pourrait affecter la valeur de l’achalandage de la marque de commerce d’un franchiseur et la valeur des franchises de ce réseau.
Le même exemple s’applique aux lois en matière des normes du travail. Si un franchisé désire congédier un employé, il devrait connaître ses obligations, les droits des employés et comprendre les répercussions possibles des décisions qu'il prend.
Quand j'étais à l’emploi du Groupe Forzani Ltée, chaque année je recevrais des douzaines d'appels au sujet des heures d'ouverture des congés légaux. Éventuellement, j’ai décidé de leur faire parvenir un extrait (une page) de la Loi sur les heures et jours d’admission dans les établissements commerciaux.
Certaines lois que je vous ai référées ci-haut sont rédigées en termes laïques et sont donc faciles à lire et comprendre, d'autres ne sont pas. Pour les lois qui sont plus difficiles à comprendre, un franchiseur peut décider de les exclure du Manuel d'exploitation, de les inclure quand même dans le Manuel d'opérations ou les faire réécrire en termes laïques. Cette dernière option rend le matériel légal dans le Manuel d'exploitation plus facile à utiliser. Un franchiseur pourrait également donner un cours à ses franchisés sur ce sujet afin de leur expliquer les différentes lois applicables à leur industrie et activités.
Une autre considération pour un franchiseur est où ajouter le matériel légal dans le Manuel d'exploitation. Le matériel légal peut faire partie 1) d'une section séparée dans le Manuel d'exploitation, 2) d’un volume séparé formant le Manuel d'exploitation (s'il y a plusieurs volumes) ou 3) des différentes sections du Manuel d'exploitation auxquelles les lois s’appliquent.
En ce qui concerne la dernière option, le franchiseur pourrait insérer les extraits de lois traitant la publicité dans la section de marketing du Manuel d'exploitation, insérer les extraits de lois traitant des heures d'ouverture dans la section opérations, insérer les extraits de lois traitant des normes du travail dans la section ressources humaines, etc.
Je crois qu'il est plus utile d'avoir le matériel légal dans les différentes sections du Manuel d'exploitation pour les retrouver plus facilement et parce que les franchisés seront rappelés de les vérifier quand ils passent en revue une section.
4. Résumé
Veuillez trouver ci-après une liste des avantages et désavantages potentiels d'ajouter du matériel légal dans un Manuel d'exploitation.
Désavantages potentiels
- Investissement initial en temps si un franchiseur a un avocat à l’interne;
- Investissement financier initial si le travail est effectué par un bureau d’avocats;
- Le temps et/ou l'argent associé(s) à la mise à jour du matériel légal dans le Manuel d'exploitation; et
- De temps en temps, fournir à des franchisés l'information additionnelle sur les
lois.
Avantages potentiels
- Économies en temps et en argent pour le franchiseur dans la formation initiale
et continue des franchisés;
- Les franchisés deviennent plus indépendants et bien informés plus rapidement;
- Augmente la valeur de l’achalandage de l’entreprise d’un franchiseur;
- Augmente le prix d'achat auquel une franchise peut être vendue;
- Les franchisés deviennent de meilleurs opérateurs;
- Les franchisés sont plus motivés;
- Les employés des franchiseurs (dans les différents départements) épargnent
du temps à répondre aux questions des franchisés (et le temps signifie
également l'argent);
- Moyen par lequel le franchiseur peut mieux protéger l'image et la réputation
de sa marque de commerce;
- En général, diminue les risques financiers et les autres risques associés avec
l’exploitation d’un réseau de franchises, particulièrement en ce qui concerne
les franchisés qui ont une plus grande latitude dans l’exploitation de leurs
entreprises;
En résumé, je crois que les avantages d'ajouter du matériel légal dans un Manuel d’exploitation surpassent les désavantages de ne pas les ajouter. De plus, l'investissement exigé pour ajouter du matériel légal dans un Manuel d’exploitation peut être récupéré assez rapidement et de différentes façons. En général, j'estime les honoraires professionnels pour ajouter du matériel légal dans un Manuel d’exploitation à entre 4,000$-7,000$, basé principalement sur l'industrie et les activités d'un franchiseur. Ceci n'inclut pas utiliser des termes laïques pour expliquer certaines lois.
Claude J. Pellan,
Droit de la franchise et Droit des affaires
www.claudepellan.com
